ỦY BAN NHÂN DÂN                   CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

HUYỆN TÁNH LINH                                      Độc lập - Tự do - Hạnh phúc     

Số: 01/2008/CT-UBND                               Tánh Linh, ngày 03 tháng 12 năm 2008

CHỈ THỊ

Về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính

trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước

Vănbản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhànước là yêu cầu tất yếu nhằm bảo đảm cho công tác chỉ đạo, điều hành vàtrao đổi thông tin giữa các cơ quan hành chính nhà nước và trong nội bộtừng cơ quan.

Trongnhững năm qua, với sự phát triển kinh tế - xã hội của huyện; đồng thờicác quy định, chủ trương, chính sách của nhà nước ngày càng hoàn thiện,yêu cầu việc chấp hành kỷ cương hành chính ngày càng chặt chẽ, đòi hỏivăn bản hành chính để thông tin báo cáo, chỉ đạo điều hành, giải quyếtcông việc phải nhiều hơn, thường xuyên hơn nên số lượng văn bản, giấytờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước huyệnta tăng lên đáng kể. Văn bản, giấy tờ hành chính phần nào đã mang lạihiệu quả nhất định trong chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ trongcác cơ quan hành chính nhà nước, góp phần vào sự phát triển chung củahuyện.

Mặtkhác, trong quá trình thực hiện cải cách thủ tục hành chính, nhất làviệc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã tạo điều kiện để cáccơ quan hành chính nhà nước cải tiến công tác văn thư và quản lý vănbản, giấy tờ hành chính; có thêm nhiều công cụ, hình thức tiến bộ hơnđể trao đổi thông tin, chỉ đạo điều hành để làm giảm số lượng các giấytờ, văn bản hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhànước.

Tuynhiên, hiện nay ở huyện ta tình trạng lạm dụng văn bản, giấy tờ hànhchính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước còn khá phổbiến, việc in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu còn tùy tiện, lãngphí với những biểu hiện cụ thể như: chưa ứng dụng mạnh mẽ công nghệthông tin trong trao đổi thông tin và chỉ đạo điều hành mà gửi giấy tờ,văn bản hành chính, nhất là một số loại công việc không cần yếu tố pháplý; sao gửi các văn bản của cấp trên, của Trung ương khá nhiều; cùngmột nội dung gửi văn bản cho nhiều người, nhiều tổ chức trong một cơquan; văn bản gửi vượt cấp; gửi đến cấp trên những văn bản không cầnthiết; văn bản phải chuyển lòng vòng; văn bản báo cáo còn dài dòng...

Đểthực hiện tốt chủ trương cải cách hành chính, thực hành tiết kiệm,chống lãng phí, nhất là giảm một cách căn bản văn bản, giấy tờ hànhchính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước theo tinhthần Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ;tăng cường thực hiện các công cụ, phương tiện hiện đại trong trao đổithông tin và chỉ đạo, điều hành; đưa việc quản lý, phát hành, sử dụnggiấy tờ, văn bản hành chính đi vào nền nếp; nâng cao chất lượng côngtác thông tin báo cáo, chỉ đạo điều hành và phục vụ nhân dân của các cơquan hành chính nhà nước, Ủy ban nhân dân huyện chỉ thị yêu cầu thủtrưởng các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan sự nghiệp thuộc huyện(sau đây gọi tắt là các cơ quan, ban ngành), Chủ tịch Ủy ban nhân dâncác xã, thị trấn (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã) tổ chứcthực hiện tốt các giải pháp sau:

1.Tổ chức thực hiện trong cơ quan và chỉ đạo các cơ quan trực thuộc, cácđơn vị cấp dưới, các bộ phận trong cơ quan xem xét sửa đổi quy chế làmviệc; xây dựng hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành vănbản một cách hợp lý và khoa học, chú ý xem xét cải tiến việc in ấn,phát hành các loại văn bản giấy tờ hành chính, quản lý chặt chẽ việcsao chụp và gửi các văn bản, giấy tờ hành chính trong nội bộ cũng nhưra ngoài cơ quan, đơn vị mình theo tinh thần triệt để tiết kiệm, chốnglãng phí; nhanh chóng đưa công tác văn thư vào trật tự, nền nếp.

2.Giao nhiệm vụ cụ thể việc quản lý và phát hành văn bản hành chính choChánh Văn phòng hoặc bộ phận văn phòng của cơ quan, đơn vị kiểm traviệc gửi văn bản phải theo đúng những nơi nhận cần thiết là các cơ quanthẩm quyền có chức năng tổ chức thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quanđến nội dung văn bản. Các văn bản, giấy tờ hành chính cần thiết để thựchiện chức năng, thẩm quyền hành chính trong xử lý công việc như quyếtđịnh cá biệt, chỉ thị cá biệt, chương trình, kế hoạch, tờ trình và cácvăn bản chỉ đạo, điều hành phải gửi đúng địa chỉ là cơ quan, đơn vịhoặc cá nhân có trách nhiệm, thẩm quyền xử lý và thực hiện công việc;không gửi cho cá nhân, cơ quan, đơn vị để biết, để tham khảo hoặc đểthay cho báo cáo công việc đã làm. Đặc biệt phải chấn chỉnh, chấm dứttình trạng gửi văn bản vượt cấp của các đơn vị trực thuộc cơ quan, banngành, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn, các thôn, khu phố...

3. Chỉ đạo và tổ chức có hiệu quả công tác cải cách thủ tục hành chính:

-Tích cực xem xét, rà soát các quy định về thủ tục hành chính, công khaihóa những thủ tục cần thiết cho việc giải quyết những công việc của tổchức, cá nhân, kiên quyết loại bỏ các loại giấy tờ bất hợp lý, khôngthật cần thiết; nghiêm cấm việc các cơ quan, công chức tự đặt ra nhữngloại giấy tờ trái quy định;

-Chuẩn hóa, ban hành đồng bộ, công khai các loại mẫu biểu, giấy tờ hànhchính cần thiết để giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức; các mẫubiểu, giấy tờ hành chính phải thống nhất với quy định của bộ, ngànhTrung ương, của tỉnh, thể thức kỹ thuật trình bày đơn giản, dễ hiểu, dễsử dụng;

-Nghiên cứu đưa vào ứng dụng các loại giấy tờ văn bản hành chính có thểthực hiện được nhiều chức năng, giải quyết nhiều loại công việc trongmột cấp quản lý, một cơ quan quản lý hoặc liên thông giữa các cơ quan,ban ngành, giữa cấp trên với cấp dưới; các việc liên quan đến công việcchính đều được thể hiện trong mẫu đơn, giấy phép để nhân dân, tổ chứccó nhu cầu đăng ký và cơ quan quản lý cho phép thực hiện theo quy định.

4.Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước thay thế cơ bảnviệc dùng văn bản, giấy tờ hành chính trong công tác thông tin báo cáo,công tác chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc.

- Ban hành quy định trong việc khai thác mạng tin học nội bộ (LAN),  mạnginternet giữa các cơ quan, ban ngành, Ủy ban nhân dân cấp xã với Ủy bannhân dân huyện; mạng diện rộng (WAN) giữa tỉnh với huyện; giữa các sở,ngành của tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện với nhau và với cấp dưới đểtrao đổi thông tin, lấy ý kiến góp ý dự thảo văn bản, cập nhật đầy đủkịp thời các văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương, của tỉnh, củađịa phương, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu củacán bộ, công chức thừa hành công vụ, hạn chế thấp nhất việc sao chụpvăn bản nhận được từ cấp trên gửi cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc,công chức trong cơ quan;

-Trong từng cơ quan, phòng ban chuyên môn của huyện phải ứng dụng tốt 02phần mềm dùng chung: phần mềm "Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc"trong quy trình soạn thảo, góp ý, xét duyệt và ban hành văn bản hànhchính theo đúng tuần tự của quy trình; phần mềm "Trang thông tin điệntử phục vụ điều hành" trong xây dựng chương trình công tác, lịch côngtác, điều hành (giao việc, nhận việc, thông tin điều hành), công táchành chính quản trị, quản trị nhân sự trong nội bộ cơ quan.

5.Các cơ quan, ban ngành, Ủy ban nhân dân cấp xã, các thôn, khu phố quảnlý và khai thác tốt Công báo tỉnh được cấp để phục vụ cho cán bộ, côngchức nghiên cứu, các chủ trương, chính sách của tỉnh, huyện và tuyêntruyền chủ trương, chính sách cho nhân dân.

6. Cải tiến công tác báo cáo tình hình theo hướng ngắn gọn, đi vào trọng tâm; đáp ứng tốt yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên.

Ngoạitrừ những lĩnh vực theo yêu cầu của Trung ương, Ủy ban nhân dân tỉnh,Ủy ban nhân dân huyện quy định phải báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6tháng; các lĩnh vực khác cần lồng ghép việc báo cáo các lĩnh vực côngtác chuyên biệt trong báo cáo thực hiện nhiệm vụ chung của một cơ quan,không yêu cầu mỗi cơ quan báo cáo định kỳ riêng từng lĩnh vực công việchàng tháng, quý, 6 tháng.

7. Riêng việc gửi văn bản, giấy tờ hành chính cho Ủy ban nhân dân huyện được quy định như sau:

-Nếu không có yêu cầu của Ủy ban nhân dân huyện thì các cơ quan trựcthuộc cơ quan, ban ngành; cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã; Ủy bannhân dân cấp xã; các thôn, khu phố... không gửi văn bản về Ủy ban nhândân huyện mà chỉ gửi đến cấp quản lý trực tiếp để xem xét giải quyết.Trường hợp công việc thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dânhuyện thì cơ quan, ban ngành, Ủy ban nhân dân cấp xã là cấp trên quảnlý trực tiếp đơn vị đó mới gửi văn bản đến Ủy ban nhân dân huyện để xemxét giải quyết; không cùng một văn bản gửi cho nhiều cấp, nhiều ngành.Các trường hợp văn bản hành chính gửi vượt cấp, Chánh Văn phòng HĐND vàUBND huyện chuyển trả lại cấp trên trực tiếp của đơn vị đồng thời yêucầu cấp trên của đơn vị tiến hành kiểm điểm về ý thức chấp hành đơn vịgửi vượt cấp;

-Các cơ quan, ban ngành, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã khigửi các báo cáo, văn bản hành chính khác cho Ủy ban nhân dân huyện chỉgửi 01 bản cho Ủy ban nhân dân huyện, không đồng thời gửi nhiều văn bảncùng một nội dung cho cả Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dânhuyện và Văn phòng HĐND và UBND huyện. Các văn bản quy phạm pháp luậtphải thực hiện đúng Luật Ban hành VBQPPL của HĐND và UBND năm 2004;

-Trừ các trường hợp bức xúc khẩn cấp, đòi hỏi Ủy ban nhân dân huyện phảixem xét giải quyết ngay; các văn bản hành chính đề nghị Ủy ban nhân dânhuyện giải quyết công việc có liên quan đến chức năng tham mưu của cáccơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân huyện thì cơ quan đề nghị gửivăn bản cho Ủy ban nhân dân huyện thông qua cơ quan chuyên môn 02 bản:01 bản để cơ quan chuyên môn lưu, 01 bản cơ quan chuyên môn gửi kèmtheo văn bản tham mưu, đề xuất của cơ quan chuyên môn cho Ủy ban nhândân huyện giải quyết, nhằm giảm bớt khâu chuyển văn bản lòng vòng nhiềulần không cần thiết.

GiaoChánh Văn phòng HĐND và UBND huyện chủ trì cùng các cơ quan chức năngnghiên cứu để hướng dẫn cụ thể việc gửi các loại văn bản này;

-Không gửi cho Ủy ban nhân dân huyện các văn bản do các cơ quan, banngành yêu cầu báo cáo chuyên đề để tổng hợp báo cáo chung cho Ủy bannhân dân huyện;

-Các cơ quan, ban ngành, Ủy ban nhân dân cấp xã không gửi các văn bảngiải quyết công việc, văn bản chỉ đạo, điều hành nội bộ cơ quan, cấpdưới cho Ủy ban nhân dân huyện;

-Cải tiến công tác báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về tình hình kinhtế - xã hội của từng ngành, địa phương; việc tham mưu các kế hoạch,chương trình hành động của Ủy ban nhân dân huyện... theo hướng ngắngọn, đi vào trọng tâm, trọng điểm, đáp ứng yêu cầu quản lý của Ủy bannhân dân huyện; các số liệu tình hình, việc phân công nhiệm vụ cụthể... đưa vào bảng biểu, phụ lục kèm theo;

-Các hội và tổ chức khác do Ủy ban nhân dân huyện quyết định thành lậpkhông phải gửi báo cáo định kỳ hàng tháng, quý về tình hình hoạt độngcủa đơn vị mình về Ủy ban nhân dân huyện.

Chỉ thị này có hiệu lực thi hành sau 07 ngày, kể từ ngày ký ban hành.

ChánhVăn phòng HĐND và UBND huyện có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc và kiểmtra các cơ quan hành chính, sự nghiệp các cấp trong huyện thực hiệnnghiêm Chỉ thị này./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

 CHỦ TỊCH