Chứng thực là việc ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực.

1/ Chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã được thực hiện theo quy định của Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực và Thông tư 03/2001/TP-CC của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ngày 14/3/2001 hướng dẫn thi hành Nghị định 75/2000/NĐ-CP:
* Thẩm quyền chứng thực của uỷ ban nhân dân huyện quy định tại điều 22 Nghị định 75/2000/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ về công chứng, chứng thực
+ Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền thực hiện các việc sau đây :
- Chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài;
- Chứng thực chữ ký của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự ở trong nước;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản theo thẩm quyền địa hạt quy định tại khoản 2 Điều 23 của Nghị định này;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng;
- Chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản;
- Các việc khác theo quy định của pháp luật.
+ Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp huyện ủy quyền cho Trưởng phòng Tư pháp thực hiện các việc chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này. Trưởng phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư pháp. Mỗi Phòng Tư pháp phải có cán bộ Tư pháp chuyên trách giúp Trưởng phòng Tư pháp thực hiện việc chứng thực; cán bộ Tư pháp chuyên trách phải có bằng cử nhân Luật và đã được bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực.
* Thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã quy định tại điều 24 Nghị định 75/2000/NĐ-CP của Chính phủ về công chứng, chứng thực.
+ Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền thực hiện các việc sau đây :
- Chứng thực chữ ký của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự ở trong nước;
- Chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản;
- Các việc khác theo quy định của pháp luật.
+ Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã phụ trách Tư pháp thực hiện việc chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này và phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư pháp. Cán bộ Tư pháp cấp xã giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc chứng thực; cán bộ Tư pháp cấp xã phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 13 của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch và được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.
2/ Thẩm quyền và thủ tục chứng thực của uỷ ban nhân dân huyện Tánh Linh:
Uỷ ban nhân dân huyện Tánh Linh uỷ quyền cho Trưởng Phòng Tư pháp thực hiện công tác chứng thực các vụ việc thuộc thẩm quyền của uỷ ban nhân dân huyện, tham mưu cho Trưởng phòng là một chuyên viên chuyên trách công tác chứng thực. Công tác chứng được thực hiện tại trụ sở Phòng Tư pháp Tánh Linh.
- Chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài phải đúng các thủ tục sau:
+ Bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài mà bản gốc do cơ quan Nhà nước, cá nhân, tổ chức có thẩm quyền cấp, ban hành phù hợp với luật định.
+ Khi chứng thực người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản gốc, chuyên viên phụ trách chứng thực kiểm tra, đối chiếu tính hợp pháp của các loại giấy tờ trước khi trình Trưởng Phòng Tư pháp ký chứng thực.
* Đối với việc chứng thức chữ ký công dân Việt nam, các hợp đồng, giao dịch người yêu cầu chứng thực phải có đủ các điều kiện:
+ Người từ đủ 18 tuổi trở lên;
+ Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ ( không mắc bệnh tâm thần và những căn bệnh khác làm mất khã năng nhận thức về hành vi của mình );
+ Có năng lực pháp luật luật ( không bị tước quyền công dân ).
- Chứng thực chữ ký của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự ở trong nước.
Công dân Việt Nam khi yêu cầu chứng thực chữ ký tại Phòng Tư pháp huyện Tánh Linh phải xuất trình những giấy tờ tuỳ thân hợp lệ, thể hiện chữ ký của mình trước mặt chuyên viên phụ trách chứng thực.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản theo thẩm quyền địa hạt quy định tại khoản 2 Điều 23 của Nghị định 75/2000/NĐ-CP.
Hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản là những hợp đồng: thế chấp, bảo lãnh giá trị quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; hợp đồng vay tiền có thế chấp, cầm cố, bảo lãnh giá trị quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, tài sản hình thành từ vốn vay; hợp đồng thuê, mượn nhà ở hoặc thuê mượn nhà sử dụng vào mục đích khác không phải để ở, công trình xây dựng, tàu bay, tàu thuỷ, dây chuyền xản xuất mà những tài sản này trong phạm vi địa giới hành chính của huyện Tánh Linh.
+ Người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch phải xuất trình giấy chứng nhận thuộc quyền sử dụng, giấy chứng nhận sở hữu tài sản của mình ghi trong hợp đồng;
+ Khi ký kết hợp đồng, giao dịch các bên tự nguyện, không lừa dối, người ký kết hợp đồng, giao dịch phải có thẩm quyền;
+ Nội dung của hợp đồng phải phù hợp với quy định của pháp luật như: Các chủ thể trong hợp đồng, đối tượng của hợp đồng, lãi xuất, mục đích ghi trong hợp đồng;
+ Hợp đồng phải bằng văn bản và lập thành 03(ba ) bản mỗi bên trong hợp đồng giữ một bản, Phòng Tư pháp Tánh Linh giữ một bản.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng là hợp đồng, giao dịch mua bán, thuê, mượn, cầm cố giữa cá nhân với cá nhân, hợp đồng kinh tế, thương mại, đầu tư, kinh doanh phải đủ các điều kiện:
+ Tài sản trong hợp đồng, giao dịch là những động sản phải được nhà nước cho phép sử dụng;
+ Các bên trong hợp đồng phải xuất trình các giấy tờ tuỳ thân, giấy chứng nhận kinh doanh, giấy chứng nhân doanh nghiệp do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp và phải tự nguyện thể ý chí của mình vào hợp đồng, ký tên vào hợp đồng trước mặt chuyên viên phụ trách chứng thực;
+ Hợp đồng, giao dịch phải bằng văn bản, được lập thành 03 ( bản ) các bên trong hợp đồng giữ một bản, Phòng Tư pháp Tánh Linh giữ một bản.
- Chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản:
+ Phải là những người được hưởng thừa kế của người để lại thừa kế theo di chúc hoặc thừa kế theo pháp luật;
+ Di sản đề lại thừa kế phải hợp pháp và còn tồn tại trên thực tế;
+ Người hưởng di sản thừa kế phải xuất trình các giấy tờ chứng minh là người được hưởng thừa kế.
3/ Thẩm quyền và thủ tục chứng thực của uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Tánh Linh.
Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn của huyện Tánh Linh đều có một cán bộ Tư pháp chuyên trách giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phụ trách công tác chứng thực việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi người yêu cầu chứng thực cư trú.
- Chứng thực chữ ký của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự ở trong nước.
Trình tự thủ tục như thẩm quyền của uỷ ban nhân dân huyện Tánh Linh
- Chứng thực di chúc và bản từ chối nhân di sản
+ Chứng thực di chúc:
a/ Người lập di chúc phải từ đủ 18 tuổi trở lên có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
b/ Người lập di chúc phải tự nguyện thể hiện ý chí để lại di chúc của mình trước mặt cán bộ chuyên trách Tư pháp;
c/ Di sản để lại thừa kế phải hợp pháp và còn tồn tại trên thực tế;
d/ Phải xuất trình các giấy tờ chứng nhận thuộc quyền sử dụng, sở hữu tài sản của mình ( nếu có ).
Trong trường hợp người để lại di chúc bị ốm đau, người già không thể đi đến trụ sở uỷ ban nhân xã, thị trấn thì có thể nhờ người thân hoặc người khác mời cán bộ Tư pháp chuyên trách đến nhà để lập di chúc.
+ Văn bản từ chối nhân di sản:
a/ Phải là người được hưởng di sản thừa kế của người để lại thừa kế theo di chúc hoặc thừa kế theo luật.
b/ Người từ chối nhận di sản phải thể hiện ý chí từ chối nhận di sản của mình trước mặt cán bộ chuyên trách Tư pháp xã, thị trấn và ký xác nhân vào văn bản từ chối.
Trong trường hợp văn bản từ chối nhận di sản nhằm trốn tránh việc thực hiện nghĩa vụ tài sản của mình đối với người khác thì không chứng thực.
* Lệ phí chứng thực được thu theo Biểu mức thu lệ phí chứng thực áp dung tại uỷ ban nhân dân cấp huyện và cấp xã ban hành kèm theo Thông tư Liên tịch số 93/TTLT/BTC-BTP ngày 21 tháng 11 năm 2001 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp .

(Theo Tánh Linh)